8 x 11 Jahre Prinzengarde Zülpich 1910 e.V.
Teil 2
01.01.1998 – 09.05.1998
Vorstandssitzung am 27.01.1998
In dieser Vorstandssitzung legte Willi Schumacher eine Kostenaufstellung für das Fest im August vor, soweit die Kosten bereits bekannt waren.
Bastian Schumacher informierte über die Vorbereitungen für die Veranstaltung am 14.08.1998. Er erwartete, daß der Vertrag von Guildo Horn im Laufe der ersten Februarwoche zugesandt würde. Er ging weiter davon aus, daß von seiten Guildo Horns einem Auftritt am 14.08.1998 nichts im Wege stehe, falls Guildo nicht noch überraschend einen Fernsehauftritt an diesem Tag bekomme. Der Vertrag von der Band „Alles Banane“ lag bereits vor. Die Kosten für diesen Abend erhöhten sich noch um das Abendessen, Übernachtung und Frühstück der Techniker und Musiker beider Bands.
Vorstandssitzung am 06.02.1998
Zu diesem Zeitpunkt lag immer noch kein Vertrag bzw. Vertragsentwurf für Guildo Horn vor. Der Vorstand war sich einig, wenn bis zum 11.02.1998 kein Vertrag vorliegt, soll der Auftritt von Guildo Horn nicht weiter verfolgt werden. Die Nerven lagen bei einigen Vorstandsmitgliedern mittlerweile blank.
Unser Kassierer Bernd Schneider bemängelte die hohen Kosten, die anlässlich unseres Festes entstanden und das bisher keine Einnahmen vorlagen. In dieser Sitzung wurde folgendes festgelegt: Im Rundschreiben an alle Mitglieder vor Karneval sollte auf den Vorverkaufstermin für den Rheinischen Abend hingewiesen werden. Der Termin wurde auf Sonntag, den 22.03.1998 „em Höttche“ um 10:00 Uhr trotz Fastenzeit festgelegt. Der Eintrittspreis beträgt 28,00 DM. Die befreundeten Vereine sollten Ende Februar informiert werden. Die Presse wurde gleichzeitig informiert.
Gerd Kursch berichtet vom Treffen der Arbeitsgruppe „Kindertag“. Am Wettbewerb zum Thema Karneval werden sich 9 von 12 Kindergärten beteiligen. Petra Jensen bemüht sich um eine Eisenbahn. Petra Rundholz bemüht sich um einen Kinderzirkus. Erste Gespräche führte sie schon mit Eberhard Opgenorth. Von Gerd Kursch und Thomas Spilles wurden Angebote für verschiedene Kinderspielsachen eingeholt.
Vorstandssitzung am 27.02.1998
Am 13.02.1998 lag endlich ein Vertragsentwurf von Guildo Horn vor. Bastian Schumacher hatte mehrere Kopien erstellt, die vor dem Auftritt bei den Hovener Jungkarnevalisten an die Vorstandsmitglieder verteilt wurden. Der Vertragsentwurf enthielt viele Forderungen. Einige Vorstandsmitglieder sahen neue Probleme auf uns zukommen, die im Vorfeld gelöst werden mussten. Bei nicht Erfüllen der Vertragsbedingungen könnte der Auftritt kurzfristig abgesagt werden und das Honorar müsste gezahlt werden.
Horst Wachendorf berichtete über die Zusammenkunft der Arbeitsgruppe „Rheinischer Abend“ vom 11.02.1998: Es sollen 786 Karten in den Vorverkauf gelangen. Für Ehrengäste sollen 14 Karten reserviert werden. Es sollen keine telefonischen Bestellungen angenommen werden. Horst Wachendorf organisiert den Kartenvorverkauf am 22.03.1998. Karl-Heinz Latz und Herbert Flohsdorf unterstützen ihn dabei. Presseinformationen wurden von Horst Wachendorf erstellt, Radio RPR von Karl-Heinz Latz sowie Radio Euskirchen und Radio Rur von Herbert Flohsdorf informiert.
Die Einladungen für den Umzug Sonntags wurden von Horst Wachendorf versandt. Eine Rückmeldung der Vereine war bis 09.05.1998 erforderlich.
Und wieder entstand eine Diskussion über die hohen Kosten, die bisher durch keine Einnahmen abgedeckt waren.
Am Abend des 26.02.1998 fiel in Bremen die Vorentscheidung über die Teilnahme am ESC in Birmingham. Guildo Horn ging als Sieger hervor. Die Vorstandsmitglieder trafen sich bei Horst Wachendorf, um über den Vertrag für den 14.08.1998 abzustimmen. Gerd Kursch und Willi Schumacher nahmen entschuldigt erst gegen 22:00 Uhr an der Sitzung teil. Aufgrund des Vertrages kamen zusätzliche Kosten auf uns zu, die durch den festgesetzten Eintrittspreis von 30,00 DM bei einer kalkulierten Zuschauerzahl von 1000 Personen nicht abgedeckt waren.
Bastian Schumacher bekam den Auftrag, weiter mit dem Management zu verhandeln und die offenen Fragen zu klären.
Vorstandssitzung am 18.03.1998
Die endgültige Fassung des Vertrages mit Guildo Horn lag vor. Der Vorstand stimmte dem Vertrag zu und dieser wurde umgehend an die Agentur von Guildo Horn zurückgeschickt. Den Kontakt zum Manager von Guildo Horn und weitere Absprachen übernahm Bastian Schumacher. Er musste nun Eintrittskarten und Plakate bestellen.
Die Ausgaben für den Kindertag wurden auf ca. 4.000,00 DM festgesetzt. Neben dem Zirkus und der Eisenbahn sollten mehrere Spielgeräte, Süßigkeiten usw. besorgt werden.
Bis zur nächsten Vorstandssitzung standen weitere Termine an.
Die benötigten Genehmigungen (Schankerlaubnis, Verlängerung der Polizeistunde, Genehmigung Zugweg usw.) bei den zuständigen Behörden wurden von Herbert Flohsdorf beantragt.
Herbert Hahn, Karl-Heinz Schulten und Winfried Stemmler trafen sich und berieten über die Speisen, die an den drei Tagen angeboten werden sollten. Herbert Hahn übernahm den Aufgabenbereich Verpflegung an den drei Tagen und traf sich in den nächsten Monaten des Öfteren mit den beiden Köchen.
Bevor der Kartenvorverkauf für den rheinischen Abend stattfand, erstellte Willi Schumacher einen Plan für die Helfer in der Küche, hinter der Theke und in den beiden Bierwagen für diesen Abend. Wir hatten beschlossen, einen Biergarten vor dem Zelt aufzubauen. Damit die Helfer sich keine Karten für den Rheinischen Abend besorgten war es wichtig, den Einsatzplan bereits zu diesem Zeitpunkt zu erstellen. Es war kein Problem, Frauen und Männer als Helfer für diesen Abend zu bekommen.
Kartenvorverkauf am 22.03.1998 für den Rheinischen Abend
Bevor die Gaststätte „Em Höttche“ am Sonntagmorgen um 10:00 Uhr öffnete standen bereits um 9:00 Uhr die ersten Leute an für Karten. Nach der Öffnung des Höttchens nahmen die wartenden Leute im Saal Platz Jeder bekam eine Nummer, die dann anschließend von Horst Wachendorf ab10:00 Uhr aufgerufen wurde. Bei einem Bier kam man mit dem Nachbarn ins Gespräch und wartete bis die eigene Nummer aufgerufen wurde. Gegen 12:30 Uhr waren die meisten Karten verkauft. Alle unsere Erwartungen wurden übertroffen. Kurzerhand überlegten wir, ob die Möglichkeit bestand, noch zusätzliche Sitzplätze im Zelt zu schaffen. Schließlich sollten Restkarten laut unserer Werbung im Reisebüro Tolbiac ab Montag verkauft werden.
Am 25.03.1998 trafen wir uns mi den Anwohnern des Markts im Münstertor. Bei dieser Zusammenkunft teilte uns der Apotheker Lutz Nellner mit, dass er an dem Wochenende im August Bereitschaft habe und wir uns früh genug mit der Stadt bezüglich Sperrung rund um den Markt in Verbindung setzen sollten.
Erste Kritik wurde bei Mitgliedern und Nichtmitgliedern über die Verpflichtung von Guildo Horn laut. Bezüglich Guildo Horn gingen die Meinungen bei den Vereinsmitgliedern und Freunden weit auseinander.
Vorstandssitzung am 07.04.1998
Es wurde beschlossen, den Kartenvorverkauf für die Veranstaltung mit Guildo Horn am Samstag, den 09.05.1998 in der Gaststätte „Am Kölntor“ durchzuführen. Horst Wachendorf, Karl-Heinz Latz und Bern Schneider übernahmen den Vorverkauf.
Vivi Latz, Mary Wachendorf und Luise Flohsdorf übernahmen die Organisation der Cafeteria im Vorfeld und an den beiden Tagen im August.
Treffen mit Polizei, DRK, Feuerwehr und Ordnungsamt am 22.04.1998
Das Treffen fand im Münstertor statt.
Die beiden „Stadtpolizisten“ Richard Cramer und Josef Geuer sagten zu, an allen Tagen vor Ort präsent zu sein. Zusätzlich sollten freitags weitere Polizisten bei der Guildo-Veranstaltung eingesetzt werden.
Die Mitglieder des DRK, Ortsgruppe Zülpich, sagten ebenfalls für alle drei Tage ihre Teilnahme zu.
Inwieweit die Feuerwehr an dem Freitagabend präsent sein musste sollte zu einem späteren Zeitpunkt geklärt werden.
Herrn Rick vom Ordnungsamt wurde mitgeteilt, dass wir Marktplatz, die Straße vor dem Rathaus und den Rathausinnenhof benötigten und möglichst gesperrt werden sollte. Der Marktplatz sollte ab Dienstagabend gesperrt werden und der Wochenmarkt in den Rathausinnenhof verlegt werden.
Bei dieser Zusammenkunft bekamen wir von allen Seiten wichtige Hinweise, die bei der Durchführung der Veranstaltung sehr hilfreich waren.
Vorstandssitzung am 08.05.1998
Es wurde beschlossen, einen Luftballonwettbewerb anlässlich des Kindertages durchzuführen. Die Siegerehrung sollte im November bei der Ausstellungseröffnung 8 x 11 Jahre Prinzengarde Zülpich erfolgen.
Eine Menge organisatorischer Fragen wurden besprochen, wie z.B. die Bühne auf einen Meter erhöhen, Bühnentransport, Bauzaun zur Absperrung, Küchenzelt, Sicherheitsdienst, Versicherung Zugweg Sonntags, Profikellner für Samstags, Aufenthaltsraum für Guildo Horn, Einsatzplan für den Zeitraum Aufbau bis Abbau usw.
Kartenvorverkauf für die Veranstaltung Guildo Horn am 09.05.1998
Bereits in den Morgensendungen von Radio Rur und RPR wurde auf den Vorverkauf am heutigen Tag in der Gaststätte „Am Kölntor“ hingewiesen.
Mehrere Stunden vor dem Öffnen der Gaststätte saßen die ersten Fans von Guildo vor der Kneipe und warteten auf Einlaß.
Bei Guildo-Musik aus dem Verstärker von Schäfers Büb erfolgte dann der Kartenvorverkauf. Es fiel uns an diesem Morgen auf, dass nicht nur jugendliche Fans Karten kauften, sondern Guildo auch Fans im Alter von 60 Jahren hat. Die restlichen Karten wurden ab Montag im Reisebüro Tolbiac verkauft. In den nächsten Tagen erfolgten Kartenwünsche aus Trier, Köln und Hamburg.
Mittlerweile wurde im Videotext vom Fernsehsender Viva unter Guildo’s Danketour unter anderem der Termin in Zülpich angekündigt.
Teil 1 – 07.08.1996 – 31.12.1997 Teil 3 – 10.05.1998 – 11.08.1998